Toplanamamış Toplantılar

En büyüğünden en küçüğüne kadar bütün kuruluşlarda iş toplantıları, yönetimin temel iletişim araçlarından bir tanesidir. Bununla beraber, en iyi yönetilen de bile, toplantılar için her yıl milyonlarca lira çarçur edilmektedir. 
Son dönemde bu kadar önem kazanan toplantı unsuru şirketlerin küçük, orta ya da büyük orandaki kararların öncesinde ya da değerlendirme bazlı konularda ortaklaşa akıl yürütülen ve görüş paylaşılan önemli bir diyalog merkezi halini aldı. Ancak gözden kaçırılan ise şirketlerin toplantılarda harcadıkları zaman konusunda pratik ve hesaplı davranmadıkları ve toplantı yapmaktan iş yapmaya zamanın kalmadığı yönünde bir problematiğin olmasıdır.

Bunun birçok sebebi vardır. Toplantılar olması gerektiği gibi verimli bir şekilde yapılmamaktadır ve karar alma sürecinde pratik davranılmamaktadır. Ve harcanan yoğun zamana rağmen sonuç bulunamamaktadır. Sıklıkla karşılaşılan bu ve benzeri durumların arkasında oldukça farklı boyutta unsurlar yatmaktadır ve bu unsurlar sağlıklı bir çözüm yoluyla iyileştirilemediği takdirde zaman, iş gücü, maddi ve manevi kayıplar gerçekleşmektedir

Toplantı yapmak için toplantı yapma şekline gelindiği dönemde “toplantı” kavramı daha etkin kullanılmalı, bilgili ve bu konuda yetkin kişilerce gerçekleştirilmelidir. 

İş toplantılarının canlı dinamik ve çok narin yapıda olduğunu unutmamız gerekir. Toplantıların kendine has kişiliği vardır. Bu kişiliği kontrol eden toplantının lideridir. Lider, olumlu ve yapıcı bir ortam oluşturmayı denemelidir. Bu ortamı etkileyen faktörler, toplantı daha başlamadan önce etkilerini göstermeye başlar. Bu nedenle hazırlığın önemi her şeyden önce lider için çok fazladır.

Otoriter ve deneyimli bir liderin ve yöneticinin bulunmadığı toplantı sabahın ilk ışıklarına değin süren açık oturumlardan farksızlaşacaktır. Bu bağlamda toplantılarda bir lokomotif görevi görecek birinin olması şarttır. Bu kişi müdür&yönetici gibi bir pozisyonda ancak toplantı gibi hassas konularda lokomotiflik görevini yerine getiremiyorsa da liderlik, etkili yöneticilik ve atılganlık eğitimi gibi bazı eğitimlerle de bu eksiğini kapatma yoluna gitmelidir.

Kuşkusuz bu kayıpların ve karmaşıklığın olması hiç bir kişi ve kurum tarafından tasvip edilmemektedir ancak bu konunun da öyle ya da böyle bir çözüme kavuşturulması gerekmektedir. Kişisel   ve kurumsal düzeyde hedeflerin yakalanabilmesi ve planlayan çözüm yollarının etkin şekilde kullanılabilmesi için gerekli yapılanmalar ve eğitimler ayarlanmalıdır.

Bunun sebeplerine dönülecek olunursa eğer toplantıkolikliğe ilişkin şunlar sıralanmalıdır :

      –          Çalışanlar toplantılardan zevk almaktadırlar ve bu zevk onların daha fazla süre toplantı halinde vakit harcamalarına sebebiyet vermektedir. Nispeten olumlu gibi de olsa fazlasının zararlı olması sebebiyle çalışanlar toplantıdan karar alma ve hareket planları gibi amaçları gerçekleştirecekleri ortamlar olarak algılamalıdırlar.
      –          Toplantı yapan ekip karar alma konusunda yeterince/olması gerektiği kadar çözüm odaklı değildir. Bu sebeple kısır döngü oluşturup sonuca ulaşılamama söz konusu olabilmektedir.
      –          Çok sesliğin olması ve toplantı koordinatörünün bulunmaması da önemli sebeplerden biridir. Sürekli yeni fikirlerin ortaya atılması, toplantının beyin fırtınası oluşturan grup haline dönüşmesi ve bu konuda yönlendirici birinin olmaması.
      –          Çalışanların işten kaçması sebepler arasında en tehlikeli olanlarındandır. Zira çalışanlar toplantıları işin stres verici ve yoğun temposundan uzaklaşılabilmesine olanak tanıyan molalar olarak algılayabilirler. Bu algı sebebiyle toplantılara karşı çok daha meyilli ve toplantıyı uzatabilecek yönde çabalara girişebilirler. Ortamın rahat olması, çalan telefonların olmayışı, içecek ve yiyeceklerin bulunması gibi yan faktörler kişilerin toplantıları resmi işten kaytarma molaları olarak görebilmelerine sebebiyet verebilir.

Bu bakımdan en alt kademe yöneticileri ile olan toplantılardan, görsel tekniklerin kullanıldığı profesyonelce yapılması gereken toplantılara kadar her türlü iş toplantısını en verimli bir şekilde gerçekleştirmek için bazı pratik tavsiyeler verilebilir.

Toplantı sırasında hassas ve sihirli bir iletişim gerçekleşir. İyi bir toplantıda bilgi paylaşımı, öğrenme süreci, karşılıklı paylaşımlarla bilgi alış-verişi ve kararlar sebebiyle çözüme ulaşma çabasının tatlı gerginliği ve arzusu olur. Kavramlar ve fikirler tartışılır, değiştirilir veya toptan bir kenara bırakılır, işleri daha değişik yapmak gündeme gelir. İdeal bir toplantının en ilginç tarafı ise aynı anda pek çok şeyin bir arada olabilmesidir. Ciddi bir etkileşim ve iletişimin olduğu bu toplantılar çalışanların karşılıklı kişiliklerini öğrendikleri ve gerek kurumlarına gerekse de çalışma arkadaşlarına ilişkin birçok enformasyonu edindikleri etkinlikler halini alır.

Ayrıca yaratıcı bir takım fikirlerin geliştirildiği, belli başlı bir takım planların temelinin atıldığı yerlerdir. Ama öte yandan “Ohh yine toplantı, biraz dinlenebiliriz böylece bu günü de atlatırız” şeklindeki bir bakış açısı da toplantının beklenen faydasının gerçekleşmesini engelleyecektir. Toplantıya “aman yine can sıkıcı bir toplantı” gözü ile bakılıyorsa dahi ifadelerin farklı olmasına rağmen sonuçtaki etki benzer olacak ve beklenen yararın gerçekleşmesi zor olacaktır.

Kimi çalışanlar toplantılarda sadece katılımcı olduklarını ve toplantı yönetimi ile pek ilgileri olmadığını düşünebilir. Kişisel bakış açısından da toplantılar çok önemli olabilir. Bazı büyük kuruluşlarda kişilerin geleceği toplantılardaki performansına çok bağlıdır. Ani ve kritik alınan kararlardaki sağduyu, çözüm ve öneri sunma becerileri ile problem çözme teknikleri çok önemli olup kurum için hayati önem arz edebilir.

Toplantıya karşı olumsuz yaklaşımın sebeplerini, muhtemel sonuçlarını ve toplantı karakteristiğinden bahsettikten sonra bunların gerçekleşmemesi için de olumlu ve olması gereken toplantı özelliklerine değinmekte fayda var.

 

İyi toplantıların insanlara sunduğu pek çok avantaj vardır: 

      –          Örnek alabilecekleri birçok düşünce, duygu ve davranış açığa çıkar ve bunlardan gerekli dersleri çıkarabilir. 

      –          Çalışma arkadaşları, örgüt kültürü, kurum işleyişi ve hedeflerle planlar gibi önemli konular hakkında bilgi edinir. 

      –          Çalışanların kendilerini sergileyerek aktif halde kararlarda rol almalarını sağlayan ve kişisel gelişimlere olumlu etkisi olan bir durum halini alabilir.

       –          Sosyal ifade, sosyal ilişki kurabilme, fikir savunma, analitik düşünebilme, çözüm odaklı olma, takım çalışmasına uyabilme ve yaratıcılık gibi çok geniş skaladaki yetkinlikleri sergileyebildiği gibi eksik olduğu yetkinliklerde de kendisini geliştirebilme fırsatı sunar.


Şirket açısından bakıldığında ise; öncelikle, toplantı konusunun tümüne hakim olması gereken ilk düşünce, kötü bir toplantının maliyetinin yüksek olabileceğidir. Günümüzde iş toplantılarının nasıl yürüdüğünü göz önüne alırsak bazen toplantının maliyetinin kendisinden beklenen yararı kat kat geçtiğini görüyoruz. Deneyimlerimiz göstermektedir ki bir işletmenin gidişi ile şirket içerisinde bilgi alışverişlinin (toplantılar yoluyla) nasıl yapıldığı arasında doğrudan ilişki vardır.

Kötü yapılan toplantıların maliyeti yüksektir. İyi yönetilen toplantılar ise kârlılığıartırır. İşte amaçsız ve toplanmış olmak için toplanılan toplantıların zararı da bu noktada çıkmaktadır. Hemen her mevzuda kararsız yöneticiler, işten kaçmaya çalışan çalışanların ısrarlı tavırları sayesinde ilgili ilgisiz birçok konuda toplantı salonları dolmaktadır. Önemli olan işleri aksatmadan ve görüşülmesi konusunda mutabakata vardığımız konularda toplantı yapmak olmalıdır.

Toplantılar maliyetli olduğuna göre, öncelikle gerekli olmayan toplantılardan nasıl kurtulacağımıza bakalım. Ne zaman bir toplantı yapmak gereği hissetmeye başlarsanız kendinize şu soruyu sorun: BU TOPLANTI GERÇEKTEN GEREKLİ Mİ? çok önemli olan bu soruyu yanıtlamakta size yardımcı olabilmek için üç faktöre bakalım;

(Bkz. : http://thedilbertstore.com/products/84531-time-is-money-meeting-cost-calculator )

1) Bu toplantının amacı nedir? İşin en başında amacı açık olarak belirleyebilmelisiniz. Eğer amacı açık ve kesin bir şekilde bir cümle ile ifade edemiyorsanız toplantıyı yapmayın. Sebepleri hatta varabileceğiniz muhtemel sonuçları önceden kestirme yoluna gidin.
Toplantı yapmak için geçerli bir sebebiniz olduğuna karar verdikten sonra, şimdi ikinci soruya yanıt vermemiz gerekmektedir.

2) Zaman, bu toplantının yapılması için uygun mudur? Gerekli bilgiler elde midir? Biraz daha beklemek gerekir mi? Toplantı için vaktin erken olduğu ortaya çıkarsa, yarı yolda vazgeçilip ilerisi için yeni bir toplantı kararlaştırmak gerekecektir. Böylece  zaman ve emek boşa gitmiş olacaktır.

3) Bu toplantıyı yapmak yerine başka seçeneklerde söz konusu olabilir mi? Bazen bulunabilecek başka bir seçenek toplantıdan daha iyi olabilir. Örneğin kısa zamanda ve etkin bir şekilde harekete geçmeyi gerektiren bir durum söz konusu ise, belki de en iyisi sizin bizzat harekete geçmenizdir. Bazen de konu ile ilgili kimselere hatırlatma göndermek ve/veya geribildirim vermek, toplantı yapmak kadar etkili olabilir. Özellikle aktarılması gereken basit ve açık ise…

 

4) Bu toplantıda katılmasını düşündüğünüz kişiler kimler? Bu kişileri neden düşünmektesiniz? Düşünülen kişilerin toplantı deneyimlerinin olup olmaması, çalışmaları ve katabilecekleri yararları öngörerek katılımcı listesi belirlemeye çalışın. Böylelikle minimum zaman maksimum yarar sağlama yolunda önemli adımlar atmış olursunuz.


Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s